UBO-registratie; waar staat het ook alweer voor UBO?

UBO(’s) staat voor Ultimate Beneficial Owner(s). Het gaat over de mensen die de uiteindelijke eigenaar zijn van, of zeggenschap hebben over een organisatie. 
Sinds 27 maart 2022 is het voor ruim 1,5 miljoen organisaties verplicht om hun UBO’s ingeschreven te hebben in het UBO-register.

Sinds 27 september 2020 zijn ondernemingen – waaronder ook verenigingen en stichtingen – verplicht om eigenaren of personen die zeggenschap hebben in een zogeheten UBO-register in te schrijven. Dit is het gevolg van Europese regels. De EU wil op deze manier witwaspraktijken en financiering van terrorisme tegen gaan.

Met een UBO-registratie is inzichtelijk wie verantwoordelijk is voor het handelen van een rechtspersoon. De deadline voor het registeren van een UBO was 27 maart 2022. 

Voor welke organisaties geldt de UBO-registratie?

De volgende rechtspersonen moeten UBO’s inschrijven:

• • niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen;
  • stichtingen;
  • verenigingen:
  • onderlinge waarborgmaatschappijen;
  • coöperaties.

Een eigenaar van een eenmanszaak hoeft zich niet als UBO te registeren. In dit specifieke geval is de eigenaar namelijk bekend.

Wie is de UBO?

Wij merken in onze gesprekken dat er onduidelijkheid is wie nu de UBO is binnen een organisatie met een directeur-bestuurder en een Raad van Toezicht. De directeur-bestuurder is de UBO en niet de leden RvT. 

Niet inschrijven als UBO

Wat gebeurt er als u zich niet inschrijft? Indien op dit moment de UBO niet is geregistreerd, het is immers al 27 maart 2022 geweest, kan aan de niet geregistreerde UBO een boete of dwangsom opgelegd worden. En het bedrag is aanzienlijk, namelijk € 27.000 of meer!

Waar registreer je de UBO?

UBO-registratie vindt plaats in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel: https://www.kvk.nl/inschrijven-en-wijzigen/ubo-opgave/

Banken vragen, naast de registratie in het Handelsregister bij de KvK, ook een registratie van de UBO’s bij de bank. 

Oeps…

Ook bij St. Cirkeltoezicht (CT) hebben wij de bestuurders van UBO geregistreerd. De bank waar wij bankieren, vroeg al eerder op wie de UBO’s zijn bij de stichting dan onze registratie bij de KvK. Nadat wij de brief van de bank ontvingen, hebben we de namen van de UBO’s en de gevraagde documenten aangeleverd bij de bank. Ook hebben wij de UBO’s op de gevraagde wijze geregistreerd bij de KvK. Want het kon voor ons toch niet zo zijn dat wij bij CT niet op tijd en op juiste wijze de bestuurders als UBO registeren! Dat hadden we netjes in orde gemaakt…

Wat een schrik toen wij 6 maanden later een heel strenge brief ontvingen van de bank dat de UBO’s niet waren geregistreerd! Hoe kan dat? Wij hebben op tijd de juiste gegevens aangeleverd. Hiervan hadden we alleen geen bevestiging ontvangen. 
Wij hebben niet gereageerd op het uitblijven van een bevestiging. We gingen ervan uit dat de reden lag in de werkdruk bij de bank om alle UBO-registraties te verwerken. 

Georganiseerd als we zijn, pakten we ons dossier erbij. Wat bleek?! We hadden de geboortedatum van een van de bestuurders niet juist ingevuld. Helaas hadden we daarop geen foutmelding ontvangen en daardoor bleek de registratie niet verwerkt!

Met het schaamrood op de wangen leverden wij na 27 maart 2022 de set opnieuw aan bij de bank. Belangrijk dus om na te gaan of de registratie succesvol is verlopen!

Wat ons betreft dus vier tips rondom de UBO:

1. 1. Weet je zeker dat je de juiste persoon of personen als UBO(‘s) hebt geregistreerd?
   2. Ga na of je een bevestiging van de UBO-registratie hebt ontvangen.
   3. Controleer of de UBO-registratie ook werkelijk succesvol is verlopen.
   4. En als klap op de vuurpijl: vraag zelf nogmaals, ter controle, een online uittreksel aan bij de KvK.

Dan weet je zeker dat het goed zit!