Stichting Cirkeltoezicht

De jaarkalender van het bestuur in 7 stappen

Het nieuw aantreden als bestuurslid is spannend! Je springt op een rijdende trein.
Je vraagt je af welke indruk jij, als onervaren bestuurslid, maakt. Een dik pakket met vergaderstukken is je inmiddels al toegestuurd.
Waar begin je? Hoe pak je dit aan? Wij helpen je graag en bieden structuur:
Maak vanavond al goede sier met het volgende 7 stappenplan:

Deze formele momenten mogen niet ontbreken.

1. De terugblik

Jaarlijks brengt de directeur verslag uit over het afgelopen jaar. Dit gebeurt in een jaarverslag met de financiële onderbouwing: het jaarverslag en de jaarrekening, eventueel samengevoegd met het sociaal jaarverslag.

Tip:

Vraag eens aan de directeur om verslag uit te brengen over het maatschappelijk rendement van de organisatie. Denk daarbij eens aan:
> Hoeveel leer/werkplekken zijn aangeboden en benut?

> Hoeveel vrijwilligers hebben bijgedragen aan de resultaten van de organisatie?

2. De blik vooruit

Het vaststellen van de begroting voor het volgende jaar. Voor het zomerreces wordt de begroting inclusief de hiervoor benodigde prestaties in het bestuur vastgesteld.

Tip:

Vraag de directeur expliciet welk deel van het meerjarenbeleidsplan al is gerealiseerd. Gebruik hiervoor de thermometer.

3. De operatie

Het functioneringsgesprek met de directeur van de organisatie mag niet ontbreken. Plan het in, inclusief de voorbereiding. Lees voor verdere tips onze blog:   “5_tips voor het houden van het functioneringsgesprek”

Tip:

Nodig de directeur uit (doe dit de eerste keer via de voorzitter van het bestuur, anders staat het ‘te wijs’,) ook iets te zeggen over het het functioneren van het bestuur. Pakt de voorzitter goed zijn of haar rol? Bereiden de bestuursleden de vergadering goed voor?

4. Het eigen functioneren

Het is belangrijk dat het bestuur ook jaarlijks naar het eigen functioneren kijkt.

Tip:

Kies hiervoor een leuke andere locatie.

En vul dit aan met de volgende uitstapjes:

5. De werkvloer

Ruim tijd in om eens de organisatie in te gaan. Wat speelt er op de werkvloer? Waar is men trots op? Wat willen de medewerkers graag delen met de bestuursleden?

Tip:

Vraag een medewerker in de uitvoering dit bezoek voor te bereiden en niet de directeur of de beleidsmedewerker.

6. De benen op tafel

Plan jaarlijks een ‘benen op tafel’ moment met de bestuursleden en de directeur. Tijdens dit moment wordt niet gewerkt met agenda en verslag. Juist omdat niet wordt genotuleerd wordt ruimte ervaren. Benut die ruimte eens op een heel andere wijze door te sparren over die stip op de horizon.

Tip voor de goede sier:

Kies ook hier een creatieve buitenlocatie. Dat zorgt voor inspiratie en vernieuwing!

7. De jaarkalender visueel

Hoe saai is een planning en control kalender in excel of outlook eigenlijk?

Tip:

Visualiseer de jaarkalender. Maak bijvoorbeeld tijdens de brainstormsessie met de leden een mindmaptekening en bewaar deze.