Als Raad van Toezicht ben je ook verantwoordelijk voor het functioneren van de directeur/bestuurder. Het voeren van een jaarlijks functioneringsgesprek met de directeur hoort dan ook bij goed bestuur.
1. Een goed begin is het halve werk
– Neem het functioneringsgesprek op in de jaarplanning. Op die manier weten alle betrokkenen dat het gesprek gaat plaatsvinden en wanneer.
– Start ruim op tijd met de voorbereiding.
– Neem de afgesproken doelen door. Kijk terug naar eerder gemaakte afspraken.
– Denk na over wat de uiteindelijke boodschap van het gesprek is.
– Reserveer voldoende tijd voor het gesprek en voor de schriftelijke uitwerking.
2. Start met het eindoordeel
Ook een functioneringsgesprek geeft spanning bij de betrokkenen. Als je, kort en bondig, start met het eindoordeel is daarna de grootste spanning weg. En ook als er geconfronteerd moet worden: draai niet om de hete brei heen!
3. Maak concrete afspraken
Of de directeur/bestuurder nu goed of minder goed functioneert, zorg er voor dat de afspraken die tijdens het functioneringsgesprek worden gemaakt ook duidelijk en concreet zijn. Ook als RvT wil je volgend jaar weten of het beoogde doel behaald is. Kijk (ook) vooruit: wat heb je nodig om de doelstellingen volgend jaar te bereiken?
4. Het is een gesprek
Een functioneringsgesprek is geen radio-uitzending. Zorg voor een gesprek waarbij iedereen zijn/haar zegje kan doen. Gebruik daarbij LSD; Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Er kunnen belemmerende omstandigheden zijn die de RvT niet kent.
5. Rond goed af
In de meeste gevallen zullen de RvT en directeur/bestuurder verder samenwerken. Daarom is het van belang om aan het einde van het gesprek te evalueren hoe het gesprek is verlopen. Zijn er van beide kanten aandachts- of verbeterpunten? Neem deze dan mee in de verslaglegging. En zorg voor een goede archivering zodat de afspraken ook behouden blijven.
