Cirkeltoezicht

Stel je voor: je koopt een huis. Mooi op de foto, prima locatie, leuke tuin. Maar als je eenmaal de sleutel krijgt, blijkt dat de fundering scheurtjes heeft, de afvoer de verkeerde kant op stroomt en de voordeur alleen van binnenuit opengaat. Geen pretje. Toch is dit precies wat er bij veel maatschappelijke organisaties gebeurt — maar dan met hun statuten.

We hebben het hier over dat stoffige document dat vaak pas afgestoft wordt als er gedoe is. Of als iemand bij de notaris een handtekening moet zetten. En dat terwijl statuten het fundament zijn van je organisatie. Geen bijzaak, geen juridische bijsluiter, maar de spelregels die bepalen hoe je organisatie functioneert, verandert, of… vastloopt.

Wat zijn statuten eigenlijk?

Even terug naar de basis. Statuten zijn de formele, bij de notaris vastgelegde regels van je organisatie. Ze bepalen bijvoorbeeld:

• Wat je doel is als organisatie.
• Hoe bestuur en toezicht zijn geregeld.
• Wie besluiten mag nemen, en hoe.
• Wat er gebeurt als iemand opstapt, of als de organisatie stopt.
• Hoe je de statuten zelf kunt wijzigen.

Kortom: de statuten zijn je contract met jezelf — en met de buitenwereld. En dus ook met je leden, je klanten, je subsidiegevers en je stakeholders.

“Die statuten? Die liggen ergens in een la.”

Veel bestuurders en toezichthouders herkennen dit scenario: de statuten zijn ooit opgesteld (vaak bij oprichting), er is al jaren niet naar gekeken, en eigenlijk weet niemand meer precies wat erin staat. Tot het ineens wél belangrijk is.

Bijvoorbeeld omdat:

• Er een conflict ontstaat in het bestuur.
• Er onduidelijkheid is over wie nou eigenlijk bevoegd is om te tekenen.
• Er discussie is over een bestuurswisseling.
• Een toezichthouder zijn rol net iets te creatief opvat.
• Of, niet onbelangrijk: omdat je moet voldoen aan de WBTR of andere wetgeving.

En dan is het dus te laat om nog even “gezond verstand” te gebruiken. Want gezond verstand wint het zelden van een onduidelijke formulering in je statuten.

Voorbeeld 1: De stichting met het verdwijnende bestuur

Een stichting in de culturele sector had het bestuur jaren geleden informeel verdeeld: drie mensen die goed met elkaar konden samenwerken. Geen haan die kraaide naar de statuten, want het liep allemaal prima.

Totdat twee bestuursleden tegelijkertijd opstapten vanwege een conflict met de directeur. De overgebleven bestuurder dacht: “Ik werf wel snel wat nieuwe mensen en regel dat met een aanmeldingsformulier.” Maar de statuten schreven iets anders: nieuwe bestuursleden mochten alleen benoemd worden door het voltallige (oude) bestuur. Oeps. Patstelling. Er was dus niemand meer bevoegd om nieuwe bestuursleden te benoemen. Notaris erbij, rechtbank erbij — maanden vertraging, imagoschade, en heel veel frustratie.

Voorbeeld 2: De coöperatie met te veel meningen

Een energiecoöperatie wilde de statuten moderniseren. In de oude versie stond dat besluiten genomen werden met algemene stemmen, “tenzij de vergadering anders beslist.” Klinkt flexibel, toch?

Nou, die flexibiliteit bleek een bron van chaos. Want wanneer beslist de vergadering “anders”? Hoe leg je dat vast? Wat als niet iedereen het eens is over wat er nou precies is besloten? Een lid stapte naar de rechter omdat volgens hem een besluit niet rechtsgeldig was genomen. De rechter gaf hem nog gelijk ook — en ineens moest een investering van 1,2 miljoen euro ongedaan gemaakt worden. Ai.

Voorbeeld 3: De vereniging die zichzelf opheft (zonder het te weten)

Een kleine oudervereniging bij een basisschool wilde het bestuur vernieuwen. Ze lieten iedereen opstappen en kozen daarna een nieuw bestuur. Geen probleem, toch?

Behalve dat in de statuten stond dat als het bestuur aftreedt zonder opvolging, de vereniging automatisch wordt opgeheven. Het nieuwe bestuur kwam er pas achter toen ze geen toegang meer kregen tot de bankrekening, omdat de bank — geheel volgens de regels — de vereniging als opgeheven beschouwde.

De les? Statuten zijn geen formaliteit

Als toezichthouder of bestuurder heb je een belangrijke taak: zorgen dat de organisatie juridisch gezond is. Dat betekent ook dat je snapt wat er in de statuten staat. Niet tot op de komma nauwkeurig, maar wel voldoende om risico’s te herkennen. Statuten zijn namelijk:

• De basis van je legitimiteit.
• Het vangnet bij conflicten.
• Het houvast bij veranderingen.
• Het kader voor goed bestuur en toezicht.

Je hoeft er geen jurist voor te zijn. Maar je moet wél de goede vragen stellen.

Waar let je op als je je statuten checkt?

Bij Cirkeltoezicht zeggen we altijd: wees niet bang voor het document, maar wees kritisch op de inhoud. Hier zijn een paar punten om op te letten:

1. Is de rolverdeling tussen bestuur en toezicht helder?

Bij veel organisaties zit hier de angel. Zeker nu governance-eisen toenemen (denk aan codes zoals de Code Goed Bestuur of de Code Cultural Governance), is het belangrijk dat je statuten die rolverdeling ondersteunen in plaats van vertroebelen.

2. Klopt de besluitvorming nog met de praktijk?

Kijk naar stemverhoudingen, quorum-eisen en benoemingsprocedures. Klopt wat er op papier staat nog met hoe jullie echt werken? Zo niet, dan moet of de praktijk aangepast worden — of de statuten.

3. Is er voldoende flexibiliteit bij werving en ontslag van bestuursleden of toezichthouders?

Niks zo vervelend als vastlopen omdat een vacature niet volgens de formele route kan worden ingevuld. Zorg dat je procedures hebt die werkbaar én rechtsgeldig zijn.

4. Is je doelstelling nog actueel?

Statuten zijn vaak op papier wat je ‘in de wereld’ wilt zetten. Als je missie of activiteiten in de praktijk zijn veranderd, moet dat kloppen met je statutaire doel. Dat voorkomt problemen met subsidieverstrekkers of de Belastingdienst.

5. Zijn er no-go’s in de statuten?

Soms sluipen er bepalingen in die in de praktijk onhandig of zelfs schadelijk zijn. Bijvoorbeeld: “bestuursleden zijn voor het leven benoemd.” Of: “besluiten moeten met unanimiteit genomen worden.” Dat lijkt misschien veilig, maar het is vragen om stilstand.

Maar dan de hamvraag: wanneer is het tijd om statuten te herzien?

Een statutenwijziging is een formele stap — dus die neem je niet elke week. Maar er zijn duidelijke signalen dat het tijd is voor actie:

• Je organisatie is veranderd (groter, kleiner, andere structuur).
• Er zijn nieuwe wetten of governancecodes van kracht geworden.
• Er zijn onduidelijkheden of conflicten over bevoegdheden.
• Je wilt de bestuursstructuur aanpassen (bijv. naar een Raad van Toezicht-model).
• De notaris fronst zijn wenkbrauwen als hij je statuten ziet.

Als je één of meer van deze herkent: wees proactief. Want statuten zijn als je fundering — daar wil je niet pas naar kijken als de scheuren al in de muur staan.

Oké, helder. En nu?

Je hoeft dit niet alleen te doen. Bij Cirkeltoezicht helpen we toezichthouders, bestuurders én organisaties om hun governance te versterken. Soms is dat via een training of coaching. Soms is dat gewoon door te zeggen: “Pak je statuten erbij en laten we er samen eens goed naar kijken.”

We geloven dat goed toezicht begint bij een stevig fundament — en dat je dat fundament snapt, draagt en regelmatig onderhoudt.

Want toezicht is geen controlerend vinkje. Het is een actieve, betrokken rol. En daar horen statuten bij die je snapt en die kloppen met de werkelijkheid.

📬 Wil je dit soort inzichten vaker ontvangen? Schrijf je dan in voor het Bestuursbericht van Cirkeltoezicht.
Elke maand praktische tips, actuele inzichten en voorbeelden uit de praktijk — zodat jij als toezichthouder of bestuurder nooit voor verrassingen komt te staan.

Inschrijven kan hier →