Stichting Cirkeltoezicht
Uw vraagbaak voor besturen van maatschappelijke organisaties
Recentelijk wees een accountant ons erop dat ‘Fraude en corruptie’ hét thema wordt van de accountantscontrole van komend jaar.
Fraude en corruptie? In onze maatschappelijke organisatie? Wat klinkt dat zwaar! “Dat is hier niet aan de orde”, is meestal de eerste reactie van de directeur-bestuurder.
Maar laten we het onderwerp eens wat rustiger bekijken. Waar kun je aan denken als we het hebben over ‘fraude en corruptie’?
Ook zo’n vraag die vooral gewichtig klinkt: “Is uw organisatie compliant?”
Waar hebben we het dan over? Het compliant zijn, betekent het weten welke wet- en regeling er geldt voor jouw organisatie. Waar heb je je dan aan te houden?
Om compliant te zijn maak je een overzicht van alle relevante wet- en regelgeving en geef je per wet en/of regel aan op welke wijze je eraan voldoet.
Voorbeelden zijn: De ARBOwet, de Governance Code Cultuur en de Wet op de Jaarrekening.
Onze doelgroep kent ook veel vrijwilligersorganisaties; organisaties die grotendeels of volledig worden gerund door vrijwilligers. Van dienstverlening tot bestuur. Deze mensen stoppen hun ziel en zaligheid in de organisatie en ontvangen hier geen vergoeding voor.
Het is in dat geval vaak lastig en het lijkt daarmee ook overbodig om bureaucratische procedures op te stellen en na te leven. Maar waarom? Het hebben en naleven van procedures levert juist bescherming op van de vrijwilligers! Voorbeelden zijn een sleutelprotocol en het toepassen van het vier-ogen principe bij bestellingen en betalingen.
Een VOG is een Verklaring omtrent gedrag.
Tijdens een sollicitatieprocedure kan met behulp van een VOG worden getoetst of een persoon in aanraking is geweest met Justitie. Een VOG wordt veelal gevraagd bij nieuwe medewerkers als het gaat om een bestuurder, een leidinggevende en medewerkers die zich bezighouden met financiële processen. Maar ben je er dan? En hoelang gaat een VOG mee? Met name voor werknemers die al langer in de organisatie werken is het een beladen onderwerp om een VOG te vragen.
Ons advies: stel een VOG-beleid op, waarbij voor alle medewerkers een actuele VOG vereist is.
Definieer hierbij hoelang een VOG geldend is, bijvoorbeeld 3 jaar.
Gelukkig zijn bij veel stichtingen en verenigingen de financiën in goede handen bij een penningmeester. Dit is een bestuurslid met bijvoorbeeld een financiële achtergrond. De penningmeester stelt de begroting op en levert de jaarrekening op. Het bestuur stelt deze vast. Het ontslaat de andere bestuursleden echter niet van de verantwoordelijkheid om de cijfers te kunnen doorgronden. Hoe rijk is de organisatie? Kunnen de bestuursleden een balans lezen?
Onze tip: Laat eens een derde naar de begroting en jaarrekening kijken.
In 2021 is de WBTR (Wet bestuur en toezicht rechtspersonen) van kracht gegaan. Naast de Governance Code Cultuur regelt de WBTR hoe er omgegaan wordt met belangenverstrengeling. Stel hier beleid voor op en wees er open over. Noteer de nevenfuncties van bestuursleden en toezichthouders in het jaarverslag en publiceer deze op de website van de organisatie op de ANBI pagina.
Wat is de doelstelling van de organisatie? Op welke wijze wordt hier uitvoering en invulling aan gegeven? Kijk hiervoor in de statuten van de organisatie, in het beleidsplan en in het jaarverslag. Zijn deze doelen consistent?
Realiseer je dat je verantwoordelijk bent voor de uitvoering van de gestelde doelen en dat deze in lijn horen te zijn. Stel, er is een bestuurdersaansprakelijkheids-verzekering afgesloten voor de activiteiten die in de statuten en bij de KvK zijn vastgelegd en de organisatie houdt zich in de praktijk met heel andere zaken bezig. Realiseer je dan, dat wanneer het mis gaat deze verzekering waarschijnlijk niet zal uitbetalen.
Wil je meer weten over fraude en corruptie, en hierover sparren met de bestuurders van Cirkeltoezicht en andere maatschappelijke organisaties?
Meld je dan nu aan voor het interactieve webinar van Cirkeltoezicht dat wordt gehouden op 2 maart 2022.
Stuur ons een mail: info@cirkeltoezicht.nl. De investering is € 37,50 per deelnemer excl. BTW.
