Cirkeltoezicht

We zeggen het vaak: een Raad van Toezicht hoort onafhankelijk te zijn. Punt. Maar wie ooit in een culturele of maatschappelijke organisatie heeft gewerkt, weet dat de werkelijkheid zelden zo zwart-wit is. De culturele sector drijft op netwerken, gunnen en vertrouwen. Precies daar ontstaat de grijze zone: waar loyaliteit, historie en persoonlijke relaties zich vermengen met governance en integriteit. 

Dit is geen pleidooi voor wantrouwen — wel voor volwassenheid. Belangenverstrengeling is niet alleen een zakelijke kwestie (“heeft iemand financieel voordeel?”), maar óók relationeel (“kan iemand nog vrij oordelen?”). En als je het tweede niet ziet, gaat het eerste je vaak te laat opvallen. 

Twee verhalen uit de praktijk (die je misschien herkent) 

Verhaal 1 – De bevlogen verbinder 
Een toezichthouder kent al jaren een fantastische vormgever. De organisatie heeft dringend nieuwe huisstijlmaterialen nodig. De prijs is goed, de kwaliteit top, de tijdsdruk hoog. Niemand bedoelt iets verkeerd. Tot er vragen komen over de objectiviteit van de selectie. Het werk is prima—maar de schijn is gezet, en dát vreet aan vertrouwen. 

Verhaal 2 – De stille loyaliteit 
De directeur is ooit door een toezichthouder gecoacht in een vorige baan. Er is respect, dankbaarheid… en voorzichtigheid. Kritische gesprekken blijven beleefd. De evaluaties zijn “best oké”. Tot er een crisis uitbreekt en blijkt dat essentiële vragen nooit hard genoeg zijn gesteld. 

In beide gevallen is er niet bewust “fout” gehandeld. Maar de Raad heeft wel iets laten liggen: het expliciet adresseren van de (schijn van) belangenverstrengeling. 
👉 Dit bespreek je bijvoorbeeld in een jaarlijkse zelfevaluatie of met ons Zelfevaluatiespel.

Zakelijke én relationele belangen: zo herken je ze 

Zakelijke belangenverstrengeling 

• Contracten/opdrachten. Een toezichthouder of diens bedrijf levert (of wil leveren) aan de organisatie. 

• Concurrentieposities. Iemand is (strategisch) verbonden aan een organisatie die in hetzelfde speelveld opereert. 

• Financiële belangen. Aandelen, leningen of andere financiële exposure bij partners of leveranciers. 

Relationele belangenverstrengeling (minstens zo bepalend) 

• Familiebanden. Verwantschap met bestuurder of sleutelfunctionaris. 

• Vriendschappen/netwerken. Lange historie, gedeelde projecten, samen “oorlog” gevoerd in eerdere rollen. 

• Afhankelijkheid. Elders opdrachtgever-opdrachtnemer, mentor-mentee, of carrièrekansen die via elkaar lopen. 

• Reputatie-afhankelijkheid. Iemand heeft veel geïnvesteerd in de aanstelling of koers van de directeur; kritiek voelt dan als gezichtsverlies. 

Vuistregel: Als je dénkt “dit moet ik er even bij zeggen”, dan moet je het melden. Twijfel = melden. 

De echte vraag: kan deze toezichthouder nog vrij oordelen? 

Onafhankelijkheid is geen stempel; het is gedrag. De kernvraag is niet “is er geld gemoeid?”, maar: 
“Is het oordeel van dit RvT-lid aantoonbaar vrij van druk, loyaliteiten en (zelf)bescherming?” 
Als het antwoord ‘misschien’ is, dan moet je handelen. 

Praktische inrichting: zo organiseer je volwassenheid 

1) Spreek het uit bij binnenkomst 

• Openingsgesprek met kandidaat-toezichthouders: zowel zakelijke als relationele belangen expliciet verkennen (ook “oude” connecties). 

• Transparant register (levend document): jaarlijks actualiseren, met datum en context. 

2) Hanteer een actieve meldplicht (altijd-aan) 

• Formuleer in het reglement: “Leden melden proactief elke (schijn van) belangenverstrengeling—zakelijk én relationeel—zodra deze zich voordoet.” 

• Agenda-ritueel: vast agendapunt “belangen en gevoeligheden” aan het begin van elke vergadering (2 minuten is al genoeg). 

3) Normaliseer het gesprek 

• Maak het veilig om te zeggen: “Ik heb hier een band mee, ik stel voor dat ik niet mee-beslis.” 

• Gebruik neutrale taal: niet beschuldigend, wel helder. “Dank voor het melden. We borgen onafhankelijkheid als volgt…” 

4) Tijdelijk uitsluiten van besluitvorming 

• Laat het betrokken RvT-lid niet meepraten/-stemmen waar het belang direct raakt. 

• Benoem dit in de notulen: transparantie voorkomt misverstanden én achterdocht. 

5) Buitenwereld-toets 

• Stel in elke case de vraag: “Als dit in de krant staat—kunnen we het uitleggen zonder gedraai?” 

• Zo niet, kies de variant met maximale transparantie (bijv. externe aanbesteding, extra review, second opinion). 

6) Veranker in je jaarlijkse zelfevaluatie 

• Bespreek patronen: waar zit de schuring? Welke situaties vermijden we onbewust? Welke afspraken werkten (niet)? 

Checklist “schijn van belangenverstrengeling” (print ‘m en leg ‘m bovenop je agenda) 

• Zijn alle huidige zakelijke en relationele belangen geactualiseerd? 

• Is er een nieuw project of nieuwe samenwerking waarbij banden meespelen? 

• Kunnen we dit besluit uitleggen aan subsidiegever/publiek/pers? 

• Staat in de notulen wie niet heeft meegestemd en waarom? 

• Hebben we het gesprek gevoerd over onuitgesproken loyaliteit? 

• Is er een externe blik nodig (audit/second opinion)? 

Rode vlaggen & grijze zones 

Rode vlaggen 

• Aanbestedingen zonder objectieve toets, “want het is zo’n fijne partner.” 

• Een RvT-lid “stuurt” op opdrachten richting bekenden—al dan niet impliciet. 

• Kritiek op de directeur blijft uit in bijzijn van een bevriende toezichthouder. 

Grijze zones (hier ontstaat gedoe) 

• Een oud-collega of oud-mentor van de directeur treedt toe tot de RvT. 

• Een toezichthouder is “slechts” bestuurslid in een zusterorganisatie met gedeelde fondsen. 

• Een RvT-lid heeft een publieke rol (politiek/sector) die reputatiegevoelig is voor de koers van de organisatie. 

Aanpak grijze zones: transparant maken, mitigerende maatregelen afspreken (bijv. niet-meestemmen, extra review), evaluatie-moment plannen. 

Mini-protocol

1. Definitie. Belangenverstrengeling omvat zowel zakelijke als relationele belangen die het onafhankelijke oordeel kunnen beïnvloeden of de schijn daarvan kunnen wekken. 

2. Meldplicht. Leden melden elke (schijn van) verstrengeling onmiddellijk aan de voorzitter en de secretaris. 

3. Registratie. Elk gemeld belang wordt vastgelegd in het belangenregister met context en datum. 

4. Besluitvorming. Het betrokken lid neemt niet deel aan (delen van) de bespreking en stemt niet mee. De notulen vermelden dit expliciet. 

5. Transparantie. Bij substantiële risico’s volgt een buitenwereld-toets; zo nodig wordt een externe toets ingezet. 

6. Evaluatie. Jaarlijks worden het register en de werking van dit protocol geëvalueerd in de zelfevaluatie van de RvT. 

Gespreksvragen voor je volgende RvT-bijeenkomst 

• Waar in onze samenwerking speelt loyaliteit een zó grote rol dat kritische afstand lastiger wordt? 

• Welke “ons-kent-ons”-patronen zien we—en welke afspraken horen daarbij? 

• Zijn er dossiers die we achteraf gezien beter extern hadden kunnen laten toetsen? 

• Wat spreken we af over communicatie naar buiten bij twijfelgevallen? 

• Welke rol neemt de voorzitter bij signalen van relationele verstrengeling? 

Waarom belangenverstrengeling nu aanpakken? 

Omdat vertrouwen je belangrijkste kapitaal is. Subsidieverstrekkers, fondsen, publiek en medewerkers moeten voelen: hier wordt integer en professioneel gestuurd. Als je belangenverstrengeling niet organiseert, organiseert zij jou—en dat merk je pas als het spanning geeft. Dan ben je te laat. 

👉 Twijfel je over een casus of wil je je protocol aanscherpen? 
Mail ons via info@cirkeltoezicht.nl of reageer hieronder met je vraag/situatie (mag geanonimiseerd). We denken graag met je mee—kort en praktisch, zoals je van ons gewend bent. 

Vraag aan jou: Wat is in jouw RvT de lastigste grijze zone—en welke afspraak zou morgen al lucht geven? Laat het weten in de reacties. Hierdoor help je ook andere toezichthouders vooruit.