Stichting Cirkeltoezicht
Uw vraagbaak voor besturen van maatschappelijke organisaties
Heb je er wel eens bij stil gestaan waarom bij sommige organisaties de vergaderingen beter verlopen dan bij andere? Daar kunnen verschillende oorzaken aan ten grondslag liggen; een slecht opgestelde agenda, een rumoerige locatie, gebrek aan tijd. Een goede voorzitter weet die problemen te overwinnen.
Voorzitten van een vergadering betekent er voor zorgen dat een vergadering haar doel bereikt. Als de vergadering bijvoorbeeld is uitgeschreven om te discussiëren over een specifiek onderwerp, dan wordt dat in de uitnodiging en agenda al duidelijk. De vergadering zelf moet op dit punt dan ook gestuurd worden. Dat klinkt misschien als een open deur en eenvoudig, maar de praktijk blijkt weerbarstiger. Het voorzitten van een vergadering is een veeleisende taak waarbij de volgende vaardigheden noodzakelijk zijn:
De voorzitter van een Raad van Toezicht dient in dit geval een soort rechter te zijn. Hij of zij zorgt er voor dat alle deelnemers aan het gesprek deelnemen en hun standpunt kenbaar kunnen maken. Het kan moeilijk zijn om als voorzitter je eigen mening ’thuis te laten’. Indien je als voorzitter in een dergelijke situatie niet onpartijdig kan blijven, dan kun je deze taak beter niet op je nemen.
Er voor zorgen dat iedereen aan bod komt in een vergadering, houdt vrijwel altijd in dat je als voorzitter iemand die de discussie domineert, moet kunnen afremmen. Des te verder de standpunten uit elkaar liggen, des te groter de vereiste stevigheid van de voorzitter. Te streng zijn of grof worden, is daarbij niet de meeste effectieve strategie. Een opmerking als ‘Ik denk dat we het standpunt van mevrouw Jansen ook moeten horen’ of ‘Misschien kunnen we een inhoudelijke toelichting op dit punt krijgen van onze directeur/bestuurder’, zal in de meeste gevallen voldoende zijn. Zodra je deze opening biedt, zorg er als voorzitter dan voor dat de volgende spreker niet wordt onderbroken in zijn of haar betoog.
Hoe vaak maak je mee dat de agenda niet wordt gevolgd? De vergadering begint prima, maar op enig moment wordt er van van de agenda afgeweken (misschien zelfs al bij het eerste punt op de agenda) en de vergadering eindigt als de tijd voorbij is.
De voorzitter bepaalt van te voren het belang van ieder punt op de agenda en wijst daar de benodigde tijd aan toe. Als een specifiek onderwerp de vergadering te veel domineert, moet de voorzitter de controle nemen. Hij/zij kan voorstellen om de kwestie in een separate vergadering nader te bespreken. Of het voorstel doen dat de belangrijkste betrokkenen de discussie na de vergadering voortzetten en van hun besluit tijdens een volgende vergadering verslag doen.
Soms is het nodig om een besluit te nemen en daarna verder te gaan naar het volgende agendapunt. De voorzitter blijft hoe dan ook alert en zorgt er voor dat het agendapunt in kwestie de benodigde aandacht krijgt en adequaat is besproken binnen de gestelde tijd.
Een samenvatting kan worden gebruikt om een onderwerp of een discussie te beëindigen of aan het einde van een discussie een duidelijk overzicht te geven van de standpunten en de eventuele acties die nog nodig zijn om tot een besluit te komen.
Samenvatten is een waardevolle vaardigheid voor een voorzitter. Om goed te kunnen samenvatten, moet je actief luisteren. Er wordt bondig en op een onpartijdige manier aangegeven wat er werd gezegd met een duidelijke verklaring wat er eventueel (nog) verwacht wordt. Om goed te kunnen samenvatten is oefening noodzakelijk, maar het is de moeite waard om deze vaardigheid goed te ontwikkelen.
Veel mensen denken dat het zijn van voorzitter betekent dat je de vergadering opent en de rijen gesloten houdt. Er komt echter veel meer bij kijken. Voorafgaand aan een vergadering gaat de voorzitter in overleg met de secretaris over de agenda, zorgt er voor dat alle betrokkenen in kennis zijn gesteld van de onderwerpen, schat de potentiële verdeeldheid over een onderwerp in en wijst tijd toe aan een onderwerp, gebaseerd op het aantal besluiten dat noodzakelijk is en het aantal personen dat de vergadering bijwoont.
Tijdens de vergadering richt de voorzitter zich op de vereiste kwaliteit van de besluiten, zorgt er voor dat alle deelnemers voldoende aan het woord zijn geweest, beslist wanneer de discussie over een onderwerp wordt beëindigd, stelt de juiste vragen om informatie naar boven te krijgen of de discussie weer in goede banen te leiden en vat duidelijk samen met de nadruk op de genomen besluiten en de plannen voor de toekomst.
De bovenstaande eigenschappen zijn de belangrijkste ingrediënten voor een vruchtbare bijeenkomst. Een tactvol en zelfverzekerd voorzitter zal een effectieve vergadering leiden en dat is wat iedereen wil.
Wilt u uw voorzitterskwaliteiten verbeteren? Of wilt u deze ontwikkelen? Neemt u dan gerust eens vrijblijvend contact met ons op!
