Cirkeltoezicht
Uw partner in goed bestuur en effectief toezicht
Een onlosmakelijk onderdeel van behoorlijk besturen is het hebben van een rooster van aftreden. Veel raden van toezicht en raden van bestuur beschikken hierover. Maar, hoe wordt het rooster van aftreden succesvol geïmplementeerd?
De meeste statuten verplichten de raad van toezicht of het bestuur tot het opstellen van een rooster van aftreden. Hoe de procedure precies is vormgegeven, wordt in het reglement dan verder uitgewerkt. Vragen die helpen bij de uitwerking zijn:
Hoe concreter u dit in het reglement uitwerkt, hoe makkelijker de implementatie verloopt.
Geef het rooster van aftreden een vaste plek in de jaaragenda van de raad van toezicht of bestuur. Bijvoorbeeld: het rooster van aftreden wordt iedere derde vergadering van het jaar geagendeerd. Noteer in het rooster van aftreden de namen van de leden van de raad van toezicht, de datum waarop hun termijn is begonnen en welke termijn het lidmaatschap eindigt.
Bereid het bespreken van het rooster van aftreden tijdens de vergadering zorgvuldig voor. Welke kennis en kunde heeft de raad van toezicht ‘in huis’ en waar is behoefte aan? Tijdens de jaarlijkse reflectie van de raad van toezicht of bestuur wordt hiernaar gekeken. Neem het reflectiemoment serieus: het vormt de basis voor inhoudelijke gesprekken. Dit is het moment waarbij de leden kijken naar het functioneren van de raad van toezicht of het bestuur als geheel en naar het functioneren van de individuele leden. Vertrouwen is hiervoor van belang. En heel belangrijk: geef elkaar ook gedurende het jaar feedback zodat de uitkomst van de reflectie geen verrassing is.
Daarnaast is het cruciaal in beeld te hebben in welke fase de organisatie zich bevindt. Wat voor raad van toezicht of bestuur heeft de organisatie de komende periode nodig? Is er juridische kennis nodig, versterking op financieel gebied of aan een breed relevant netwerk?
De input van de analyse en de uitkomsten van de reflectie leveren input voor de behandeling van het rooster van aftreden.
Beoordeel bij het aflopen van een termijn objectief of verlenging wenselijk is. Beschikt de persoon over de benodigde kennis en competities of heeft de raad behoefte aan andere expertise en ervaring? Maak het bespreekbaar en voorkom dat het onderwerp beladen wordt.
Noteer in de notulen van het overleg de (her)benoeming van de kandidaat of benoeming van de kandidaat. De keuze en het besluit worden inhoudelijk in de notulen toegelicht . Op die manier kan later worden herleid welke afwegingen er zijn gemaakt bij het benoemen en het herbenoemen.
Voer een schouw uit van de huidige samenstelling van het bestuur of de raad van toezicht. Kijk daarbij eens naar leeftijd, geslacht, geboorteplaats en aantal andere commissariaten per persoon. Hoe staat het met de diversiteit binnen uw bestuur of raad van toezicht?
Stichting Cirkeltoezicht zet zich in voor meer diversiteit in raden van toezicht en raden van bestuur.
