Vooruitkijken is de kern van goed bestuur
Elke maatschappelijke of culturele organisatie krijgt er vroeg of laat mee te maken: risico’s die de continuïteit bedreigen. Een teruglopend bezoekersaantal, stijgende huurprijzen, een plots vertrek van een sleutelfiguur of een steeds krapper wordende arbeidsmarkt.
Wie bestuurt of toezicht houdt, weet: dit hoort erbij. Maar het verschil tussen ‘verrast worden’ en ‘voorbereid zijn’ zit in één belangrijk moment — de jaarlijkse zelfevaluatie.
Die zelfevaluatie is niet alleen een terugblik, maar vooral een kans om vooruit te kijken. Om als bestuur of Raad van Toezicht stil te staan bij de vraag: hoe toekomstbestendig zijn we eigenlijk?
En belangrijker nog: wie helpt ons om dat goed in beeld te brengen? Want nadenken over continuïteitsrisico’s is niet alleen een taak voor de ‘usual suspects’ – de penningmeester of de directeur-bestuurder – maar juist ook iets om breder te delen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- de coördinator vrijwilligers, die weet hoe het draagvlak onder de achterban verandert;
- de HR-adviseur of teamleider bedrijfsvoering, die inzicht heeft in personele kwetsbaarheden;
- de gemeentelijke beleidsadviseur of subsidiegever, die kan aangeven welke trends er aan komen;
- of zelfs een ervaren collega-organisatie, die al eerder een vergelijkbare transitie heeft doorgemaakt.
Samen kijken levert een rijker en realistischer beeld op — en dát is de basis van goed bestuur.
1. Financiële risico’s – is de organisatie toekomstbestendig?
Een gezonde financiële basis is de ruggengraat van elke organisatie. Tijdens de zelfevaluatie loont het om niet alleen terug te kijken naar de jaarrekening, maar ook vooruit naar de komende drie tot vijf jaar.
Vragen om te stellen:
- Hebben we een positief exploitatieresultaat geboekt?
- Is het eigen vermogen sterk genoeg om een stootje op te vangen?
- Wat doen we als subsidies of fondsen wegvallen?
- Welke scenario’s zien we bij stijgende energiekosten of dalende bezoekersaantallen?
Acties om risico’s te beperken:
- Bespreek de financiële stand van zaken niet alleen bij de jaarrekening, maar ook tussentijds.
- Werk met een meerjarenbegroting mét toelichting op afwijkingen.
- Betrek je externe accountant of financieel adviseur actief bij scenario-analyses.
- Vraag de penningmeester of financieel toezichthouder om ook de kasstromen door te lichten.
2. Menskracht en vrijwilligers – zonder mensen geen continuïteit
Geen organisatie draait zonder betrokken mensen. Of ze nu in loondienst zijn of vrijwillig bijdragen: hun energie bepaalt de slagkracht.
Vragen die inzicht geven:
- Hebben we voldoende mensen met de juiste vaardigheden?
- Hoe vitaal en duurzaam is ons team?
- Sluiten we qua samenstelling nog aan bij onze doelgroep?
Acties om risico’s te beperken:
- Maak jaarlijks een overzicht van de personele capaciteit (vast, tijdelijk, vrijwillig).
- Stimuleer leren en ontwikkelen: van coaching en trainingen tot intervisie.
- Bespreek hoe kennis gedeeld kan worden tussen generaties vrijwilligers.
- Betrek de HR-adviseur of vrijwilligerscoördinator bij het risicobeeld.
3. Kennisborging – voorkom dat cruciale kennis verdwijnt
Veel kennis zit in hoofden, niet in handleidingen. En juist dat maakt een organisatie kwetsbaar.
Tijdens de zelfevaluatie:
- Breng in kaart welke kennis écht cruciaal is (bijvoorbeeld collectiebeheer, technische installaties, fondsenadministratie).
- Bespreek of overdrachtsmomenten en documentatie op orde zijn.
- Bedenk wat er gebeurt als een sleutelfiguur plots wegvalt.
Acties:
- Leg processen vast in een intern handboek of digitaal kennisportaal.
- Gebruik korte instructievideo’s of checklists.
- Laat ICT-beheerders het back-up- en toegangbeleid jaarlijks toetsen.
- Vraag eventueel een collega-organisatie om te spiegelen op jullie kennisborging.
4. Huisvesting – je fysieke basis onder de loep
Een gebouw is vaak zowel een bron van trots als van risico. Van onderhoud en duurzaamheid tot huurcontracten: elk aspect verdient aandacht.
Vragen om te stellen:
- Zijn we huurder of eigenaar? En wat betekent dat juridisch en financieel?
- Bestaat er een actueel meerjarenonderhoudsplan (MJOP)?
- Wat zijn de alternatieven als we de locatie moeten verlaten?
Acties om risico’s te beperken:
- Plan jaarlijks een onderhouds- en veiligheidsrondgang.
- Actualiseer het MJOP en verwerk het in de begroting.
- Raadpleeg een vastgoedadviseur of gemeentelijke vastgoedafdeling.
- Overweeg samenwerking met andere instellingen bij leegstand of verhuizing.
Wie kijkt er nog meer mee?
Continuïteitsrisico’s raken de héle organisatie, niet alleen de top. Nodig bij de zelfevaluatie daarom bewust andere perspectieven uit:
- de directeur-bestuurder of zakelijk leider voor de dagelijkse praktijk;
- een beleidsadviseur van de gemeente voor externe trends;
- een financieel specialist of fondsenwerver voor toekomstige geldstromen;
- een vrijwilligerscoördinator of HR-partner voor menskracht;
- eventueel een externe gespreksleider van Cirkeltoezicht om patronen zichtbaar te maken.
Zo wordt de zelfevaluatie geen verplicht nummer, maar een strategisch gesprek over toekomstbestendigheid.
Goed bestuur is vooruitzien
Een jaarlijkse zelfevaluatie is een krachtig instrument om de veerkracht van je organisatie te versterken. Niet om fouten te zoeken, maar om kansen te zien — samen.
Wil je ondersteuning bij het inzichtelijk maken van de belangrijkste continuïteitsrisico’s of bij het uitvoeren van de zelfevaluatie?
👉 Cirkeltoezicht helpt je graag.
Met het Zelfevaluatiespel en de Vragenlijst Zelfevaluatie kun je zelfstandig aan de slag — óf onder onze begeleiding.
📧 Neem gerust contact op:
astrid@cirkeltoezicht.nl of tessa@cirkeltoezicht.nl
