Cirkeltoezicht

Een rooster van aftreden is een cruciaal instrument voor elke raad van toezicht . Het zorgt voor continuïteit, voorkomt bestuursvacatures op ongelegen momenten en stimuleert vernieuwing en diversiteit. Toch wordt dit belangrijke governance-instrument in de praktijk nog te vaak onderschat.

In dit artikel lees je hoe je een rooster van aftreden goed inricht, implementeert en benut.

1. Begin bij de statuten en het reglement

De meeste statuten van stichtingen en verenigingen verplichten het bestuur of de raad van toezicht om een rooster van aftreden op te stellen. In het reglement staat meestal uitgewerkt:

• Hoeveel leden de raad of het bestuur telt
• Welke rollen en deskundigheden vereist zijn
• Hoeveel termijnen een lid mag dienen
• Of de voorzitter andere regels heeft
• Of een verlengingstermijn mogelijk is

Een duidelijke juridische basis zorgt ervoor dat het rooster later geen discussie oplevert.

Tip: leg ook vast hoe met uitloop wordt omgegaan en hoe tijdig opvolging wordt geregeld.

2. Plan het rooster structureel in de jaarkalender

Een rooster van aftreden is geen statisch document: het hoort een vast agendapunt te zijn. Agendeer het bijvoorbeeld ieder jaar tijdens de derde vergadering van de raad. Maak het rooster concreet en up-to-date:

• Namen van de leden
• Startdatum van elke termijn
• Einddatum van het lidmaatschap
• Aantal termijnen dat is doorlopen

Zo voorkom je dat benoemingen op het laatste moment worden besproken of verlengd zonder goede afweging.

3. Bereid herbenoemingen en opvolging zorgvuldig voor

Goede voorbereiding is de sleutel tot een toekomstbestendig bestuur of toezicht. Bespreek jaarlijks:

• Welke kennis en ervaring al aanwezig is
• Waar eventuele blinde vlekken of toekomstige behoeften liggen
• Wat de organisatie de komende jaren nodig heeft qua profiel (bijv. juridische, financiële of bestuurlijke expertise)

Verbind het rooster van aftreden aan de jaarlijkse zelfevaluatie of reflectie. Dit zorgt voor een inhoudelijk gesprek over de samenstelling en effectiviteit van het team.

Let op: een goed gesprek over functioneren vraagt onderling vertrouwen én regelmatige feedback gedurende het jaar.

4. Voorkom automatische verlenging van termijnen

Een veelgemaakte fout is het stilzwijgend verlengen van termijnen. Bij het aflopen van een termijn hoort een bewuste, objectieve afweging:

• Past dit lid nog steeds bij de behoeften van de organisatie?
• Is er ruimte voor nieuwe perspectieven of diversiteit?
• Beschikt het lid nog over de juiste energie, betrokkenheid en expertise?

Maak dit bespreekbaar en normaliseer dat afscheid nemen soms ook een stap vooruit is.

5. Leg besluiten over (her)benoeming goed vast

Transparantie en navolgbaarheid zijn belangrijk. Noteer in de notulen:

• Wie is benoemd of herbenoemd
• Op basis van welke overwegingen
• Hoe dit past binnen het rooster van aftreden en de gewenste teamdynamiek

Goede verslaglegging helpt bij latere reflectie en verantwoordingsmomenten, intern én extern.

Extra Tip:

Wil je als organisatie écht toekomstgericht besturen? Doe dan een ‘schouw’ op de samenstelling van je toezicht- of bestuursorgaan. Kijk bijvoorbeeld naar:

• Leeftijdsopbouw
• Genderverdeling
• Culturele achtergrond of geboorteplaats
• Aantal andere toezichthoudende functies

👉 Diversiteit in toezicht en bestuur leidt tot betere besluiten, bredere invalshoeken en meer maatschappelijk draagvlak.

Cirkeltoezicht helpt je op weg

Bij Stichting Cirkeltoezicht ondersteunen we maatschappelijke organisaties bij het versterken van goed bestuur en professioneel toezicht. We bieden handreikingen, tools en trainingen rondom thema’s als:

• Rooster van aftreden opstellen en actualiseren
• Zelfevaluaties van de raad van toezicht
• Diversiteit en vernieuwing in toezicht
• Effectief (her)benoemingsbeleid

💬 Op de hoogte blijven van actuele ontwikkelingen en onze tips en trucs? Zo’n 3 tot 4 keer per jaar versturen wij een ‘Bestuursbericht’. Aanmelden kan hier!