Stichting Cirkeltoezicht
Uw vraagbaak voor besturen van maatschappelijke organisaties
Binnenkort is het tijd om het jaarverslag op te stellen.
Governance Codes schrijven voor dat ook de voorzitter van de Raad van Toezicht of het bestuur een verslag schrijft van wat er in het verslagjaar op de agenda heeft gestaan.
Maar, wat schrijf je dan op? Wat deel je?
Wij geven 9 praktische tips!
* Als je in dit bericht ‘het bestuur’ leest, wordt hiermee het toezichthoudend bestuur bedoeld.
Het dagelijks bestuur van een organisatie wordt ook telkens als ‘dagelijks bestuur’ vermeld om het verschil duidelijk te maken en houden.
Welke Codes zijn van toepassing voor de organisatie en welke codes zijn onderwerp van gesprek geweest? Voor de RvT / het bestuur geldt in alle gevallen de Governance Code. Neem dit expliciet op in het jaarverslag. Daarnaast zijn er de ‘Code Diversiteit en Inclusie’ en de ‘Fair Practice Code’. Neem de codes door en ga na welke onderwerpen op de agenda van de RvT / het bestuur hebben gestaan en beschrijf dit in het jaarverslag.
Tip: Eenmaal per 4 jaar dient het gekozen bestuursmodel herijkt te worden. Is dit gebeurd in het afgelopen jaar? Neem het dan op in het jaarverslag. En vermeld welke afwegingen er zijn gemaakt.
Is in het afgelopen jaar gewerkt aan een nieuw meerjarenbeleid? Is er een nieuwe stip op de horizon gezet? Of is het meerjarenbeleidsplan opgeleverd en goedgekeurd?
Tip: Geef voorbeelden waar de RvT sparringpartner was van de directeur-bestuurder.
In het bericht van het bestuur of de RvT worden de wisselingen binnen het bestuur of de raad gemeld. Zijn er nieuwe leden benoemd en/of hebben leden afscheid genomen van het bestuur of RvT?
Sla de statuten er eens op na. Wat is er in de statuten opgenomen over de zittingsduur van de leden van het bestuur of de RvT? Wat schrijven de statuten voor met betrekking tot herbenoeming?
Tip: Geef een inkijkje in de keuken: waarom is er wel of niet gekozen voor herbenoeming?
Welke strategische dossiers hebben de agenda het afgelopen jaar bepaald? Is er sprake van een voorgenomen fusie? Is er een structurele bezuinigingstaakstelling opgelegd? Zijn er door het bestuur structurele andere maatregelen genomen of zijn er nieuwe markten aangeboord?
Tip: Benoem de partners waarmee de RvT / het bestuur in het afgelopen jaar heeft gesproken.
De directeur is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de organisatie en het bijbehorende risicomanagement. De RvT / het bestuur dient erop toe te zien dat de directeur hier invulling aan geeft door het jaarlijks uitvoeren van een risicoanalyse, het benoemen van beheersmaatregelen en de uitvoering en monitoring hiervan. Benoem dit op hoofdlijnen in het jaarverslag.
Tip: Actuele thema’s in het afgelopen jaar zijn de energietransitie en de extreme prijsindexeringen. Wat waren de gevolgen in het afgelopen jaar en wat zijn naar verwachting de effecten voor de komende jaren?
Heeft de RvT / het bestuur vorig jaar een zelfevaluatie gehouden? Zo ja, welke vorm is hiervoor gekozen? En welke aandachtspunten leverde de evaluatie op? NB: Diverse codes schrijven voor dat de zelfevaluatie eenmaal per 3 jaar wordt uitgevoerd onder begeleiding van een externe partij.
Tip: Beschrijf in het jaarbericht van het bestuur of de RvT welke stakeholders er om input zijn gevraagd voor de zelfevaluatie.
De RvT / het bestuur heeft de verantwoordelijkheid de externe accountant te benoemen en diens beloning vast te stellen. Het dagelijks bestuur brengt hiervoor advies uit. Benoeming van de externe accountant vindt plaats voor vier jaar. Een eventuele herbenoeming vindt plaats voor wederom vier jaar.
Tip: Neem in het jaarbericht van het bestuur of de RvT op wat de redenen zijn om te komen tot herbenoeming van de accountant.
Hoe vaak kwam het bestuur of de RvT bijeen? Waren het formele en informele vergaderingen? Met wie heeft de RvT gesproken? Met de ondernemingsraad, de accountant of de wethouder? Vond bilateraal overleg plaats met de directeur?
Tip: Maak het voor de lezer interessant en beschrijf de sfeer of een bijzondere locatie waar een overleg heeft plaats gevonden.
Heeft in het verslagjaar scholing plaatsgevonden voor de leden van bestuur of RvT? Op welke manier is de behoefte geïnventariseerd?
Tip: Ook coaching is een vorm van scholing. Heeft een ervaren bestuurder bijvoorbeeld een jonge bestuurder de afgelopen periode gecoacht?
Welke cyclus wordt gehanteerd van functionerings- en beoordelingsgesprekken voor de directeur-bestuurder? Hebben de gesprekken plaats gevonden en wie namen deel namens bestuur of RvT?
Tip: Geef de bestuurder in het jaarbericht een pluim bij nieuwe ontwikkelingen waar de RvT zeer tevreden over is!
De uitdaging: Het jaarbericht van het bestuur of RvT heeft maximaal 500 woorden.
En verder:
Wil je meer tips voor het jaarbericht van het bestuur en/of RvT? Of vind je het fijn om het verslag eens door ons na te laten lezen: neem dan gerust contact met ons op: astrid@cirkeltoezicht.nl.
