Stichting Cirkeltoezicht
Uw vraagbaak voor besturen van maatschappelijke organisaties
De afgelopen tijd is er veel aandacht geweest voor #MeToo zaken. En terecht! De tijd waarin seksueel getinte opmerkingen werden afgedaan als “het is maar een grapje” of “dat hoort er nou eenmaal bij” zijn hiermee hopelijk ook echt voorbij. Maar wat doe je als Raad van Toezicht als je geluiden hoort die erop wijzen dat de organisatiecultuur verbeteren hoger op de agenda geplaatst mag worden?
Veel RvT’s denken dat zij alleen over de cijfers en strategie gaan. Dat is niet juist. Cultuur en gedrag binnen de organisatie horen ook bij het toezichthouden. Want waar deze onderwerpen eerder als ‘soft’ werden afgedaan, is inmiddels wel gebleken dat een goede cultuur keiharde (betere) resultaten oplevert.
Dus als je als RvT-lid een hint meekrijgt over ongewenst gedrag of bijvoorbeeld een angstcultuur die de kop op steekt, geef er direct aandacht aan!
Afhankelijk van het onderwerp dient de RvT te onderzoeken waar het precies over gaat. Dat kan door het gesprek aan te gaan met een of meer medewerkers. Buitenstaanders kunnen soms ook nuttige informatie aandragen. Hier is natuurlijk wel het devies om met de nodige omzichtigheid tewerk te gaan. De spreekwoordelijke ‘olifant in de porseleinkast’ doet dan meer kwaad dan goed.
Zijn er geluiden dat er twee ‘kampen’ binnen de organisatie zijn die niet goed met elkaar samenwerken? Vraag je als RvT af of de directeur-bestuurder hiervan op de hoogte is. Het lid dat organisatie /HR in portefeuille heeft is degene die dit het beste als eerste kan aankaarten.
Wil je als RvT te boek staan als benaderbaar voor iedereen in de organisatie? Zorg dan ook dat mensen weten waar ze je kunnen bereiken of zorg dat een aantal leden bijvoorbeeld een kwartier voorafgaand aan een vergadering in de organisatie aangesproken kunnen worden.
En als medewerkers dan bij je komen met een probleem, vertel hen dan wat je er mee gaat doen. En koppel na afloop ook nog een keer terug om te vertellen wat er gedaan is en wat ze mogen verwachten. Bespreek deze ‘nieuwe’ rol wel eerst met de directeur-bestuurder zodat dit niet als een bedreiging wordt ervaren.
Stel dat binnen de organisatie waar je een toezichthoudende rol vervult, van de medewerkers in de komende jaren een meer pro-actieve houding wordt gewenst terwijl dit eigenlijk nooit van ze gevraagd is. Overleg dan met de directeur-bestuurder of een actieve bijdrage van de RvT hier ook aan kan bijdragen.
Veelal wordt bij een dergelijk besluit door de hoger leidinggevenden bepaald wat de aanvliegroute voor die verandering is. Door juist met iedereen in de organisatie te praten over deze issues, ontstaat saamhorigheid en energie om naar dat doel toe te werken. Neem ook hier de directeur-bestuurder goed in mee het proces en de rol die je als RvT-lid wilt invullen. En bespreek dan ook met elkaar welke kleine stappen genomen kunnen worden op weg naar dat hogere doel.
Last but not least: nieuwe mensen binnen boord halen. Een organisatiecultuur verbeteren is niet zo gemakkelijk. Dus als er vacatures zijn, kijk dan ook naar wat voor type je binnenhaalt. Natuurlijk zijn kennis en ervaring belangrijk. Houding en gedrag van nieuwkomers kunnen een verandering binnen je organisatie versnellen. Hou daar bij je werving dan ook rekening mee.
De RvT speelt hier een adviserende rol in bijvoorbeeld het opstellen van het nieuwe profiel. De uiteindelijke beslissing over vacaturetekst etc. blijft nog steeds bij de directeur-bestuurder.
